Nell’ultimo decennio abbiamo assistito a una grande crescita degli acquisti online. Se sei un imprenditore e-commerce, ne sei sicuramente consapevole. Questa crescita ha avuto poi un’impennata pazzesca a partire da marzo 2020, causa lockdown mondiale, tanto da portare a un incremento del +17% rispetto al primo trimestre del 2019. Nel 2020 il volume di fatturato, solo in Italia, ha superato abbondantemente i 30 miliardi di euro (+26% rispetto al 2019).
Ma il bello è arrivato nel primo trimestre del 2021: l’Italia si è posizionata al quarto posto al mondo nella crescita e-commerce, con un impressionante +78%. A livello mondiale, la crescita nel primo trimestre del 2021 è stata del +58%.
Per un imprenditore e-commerce, tutto questo in teoria dovrebbe portare solo soddisfazioni, per l’aumento dei guadagni. Il problema è che non è stato così.
Un picco di lavoro così importante e così improvviso ha messo in seria difficoltà tantissimi e-commerce: la logistica non riusciva a star dietro all’aumento delle vendite. In moltissimi casi, la situazione ad oggi non è cambiata per nulla.
Per chi vende online, il successo non risiede solamente nelle competenze in ambito marketing e vendite, ma soprattutto nella capacità di avere una logistica all’altezza dell’aumento degli ordini. Se la tua attività va in crisi nel momento in cui c’è un aumento delle vendite, e non c’è la prospettiva di crescita.
Questo può portare a conseguenze negative per l’esperienza d’acquisto del cliente finale, in particolare:
Prodotti consegnati in ritardo
Prodotti danneggiati a causa della frenesia del picco di lavoro
Per gestire nel migliore dei modi un picco di ordini, in modo da non compromettere l’esperienza d’acquisto per il cliente, devi essere in grado di prevedere il picco stesso, strutturandoti e organizzandoti per non andare in difficoltà. Sia dal punto di vista dell’organizzazione del magazzino, sia per quanto riguarda il personale aggiuntivo di cui avrai bisogno.
In altre parole: l’obiettivo è essere preparato, senza ridursi a tamponare il problema quando si verifica.
Il primo suggerimento che ti diamo è semplice ma estremamente efficace: fai un elenco di tutte le occasioni in cui la tua attività è andata in difficoltà, specificando il motivo preciso.
Ad esempio: “Siamo andati in difficoltà in occasione del Black Friday. Il motivo era la mancanza di personale di magazzino: nello specifico, c’era bisogno di due persone in più”.
Altro esempio: “In occasione della Festa del Papà, il magazzino è andato in crisi. Motivo: il personale aveva estrema difficoltà nel trovare velocemente la merce all’interno del magazzino”.
Questo è un primo passo fondamentale, perché ti mette nelle condizioni di identificare in anticipo quelle che possiamo chiamare “Aree di rischio” che, attenzione, sono diverse dalle aree di rischio che troviamo nei magazzini tradizionali, ovvero quelli non dedicati all’e-commerce.
Per far sì che il tuo e-commerce sia scalabile, il magazzino deve essere flessibile, in modo da adattarsi naturalmente alle intensità di lavoro più importanti. È fondamentale ragionare in questi termini quando inizi a progettare il magazzino, ricordandoti appunto che la logistica e-commerce è profondamente diversa dalla logistica tradizionale.
Un magazzino flessibile permette di reagire in tempi brevi ai picchi di ordini: questa è una condizione propedeutica alla crescita.
Un e-commerce è attivo 24 ore al giorno, 365 giorni l’anno: se un cliente vuole acquistare lo può fare in ogni momento e non succederà mai che trova il negozio chiuso, come invece può accadere per gli store fisici. Questo rende più difficile prevedere i momenti in cui il lavoro si impenna: se sei un imprenditore e-commerce, devi essere nella condizione di poter gestire un picco di lavoro in qualunque periodo dell’anno.
Se attualmente non sei ancora attrezzato per farlo, vogliamo darti 4 indicazioni per iniziare a riuscirci al meglio.
1. Processi ottimizzati
Il primo punto di partenza è ragionare su come ottimizzare i processi, per eliminare le perdite di tempo e mettere il personale in condizione di lavorare in modo sano e sostenibile. Dunque: quali sono le fasi in cui il tuo magazzino è meno efficiente?
È molto probabile che il problema si concentri nella fase di picking, ovvero il prelievo del prodotto. Le procedure di prelievo portano via davvero tanto tempo, se non vengono ottimizzate.
Una delle strategie per velocizzare le operazioni di picking è la modifica della disposizione del magazzino. In altre parole, passare dal tradizionale magazzino a scaffalatura al moderno magazzino verticale.
In questo modo, otterrai due vantaggi:
Il tuo personale di magazzino sarà facilitato nello svolgimento dell’attività quotidiana e il margine di errore sarà più basso
L’organizzazione degli articoli sarà più ordinata, più precisa e più sicura
In generale, osserva il magazzino e domandati quali sono le operazioni che risultano più macchinose e, di conseguenza, come riorganizzare il tutto per mettere le persone nelle condizioni di perdere meno tempo e fare meno errori. Oltre al passaggio al magazzino verticale, un’idea vincente può essere la modifica della locazione degli imballaggi, delle etichette e del luogo in cui viene effettuato il packing, per rendere più agevole la preparazione della merce (ci ritorneremo al punto 4).
Infine, non dimenticarti di consultare il tuo responsabile di magazzino, per confrontarti direttamente con lui sulle difficoltà più frequenti: unendo la tua visione “dall’alto” alla sua visione operativa, sarà più facile individuare i punti critici su cui intervenire.
2. Alleanza con la tecnologia
Non sfruttare la tecnologia al giorno d’oggi è davvero poco saggio: un buon software di magazzino è la migliore bussola per navigare nel mare burrascoso della logistica e-commerce.
Non è possibile risolvere i problemi di magazzino solamente assumendo più personale e studiando il miglioramento dei processi. Investire nelle risorse umane è giusto e ripaga sempre. Ma queste persone devono essere nelle condizioni di riuscire a performare nel migliore dei modi, con il supporto della tecnologia che oggi c’è a disposizione.
Il software di cui hai bisogno si chiama WMS e ti porterà diversi vantaggi significativi:
Ottimizzazione dei tempi di movimentazione delle merci
Riduzione dei tempi di evasione degli ordini
Razionalizzazione degli spazi: avrai la certezza di disporre sempre gli articoli nel modo più intelligente, senza avere la preoccupazione di dimenticarti dove la merce è stata stoccata
Ubicazione precisa della merce in ogni momento (in questo modo, faciliti anche il lavoro del personale di magazzino)
Alto livello di automazione, che consente al personale di fare meno sforzi fisici
Una panoramica dei dati e delle statistiche, aggiornate sempre in tempo reale, sull’andamento del magazzino
Disponibilità in tempo reale dei dati di giacenza
Drastica riduzione del margine di errore
3. Formazione e procedure
Capita spesso che uno dei problemi sia proprio la mancanza di conoscenza del proprio personale. Ovviamente è tua responsabilità formare, nel migliore dei modi, il personale di magazzino, creando delle procedure di lavoro che non lascino spazio all’interpretazione.
E questo vale soprattutto per il personale “a rotazione”, ovvero gli addetti di magazzino che non lavorano con te full time, ma che assumi per i periodi di picco di lavoro.
Queste persone hanno il complicatissimo compito di dare il proprio contributo nei momenti di maggior difficoltà. L’incremento del personale va dunque pianificato e ogni singola persona va messa nelle condizioni di essere formata sui processi di lavoro, avendo il tempo di capire al 100% tutte le procedure.
Ricorda sempre che stai inserendo una risorsa in un momento di picco di lavoro, ovvero un momento in cui bisogna lavorare senza sosta e senza errori. È importante che le persone non si sentano sotto pressione a causa della mancanza di consapevolezza sulle procedure e sul flusso di lavoro.
La formazione è un aspetto chiave per viaggiare a pieno regime e far fronte ai picchi di lavoro, sia per il tuo personale di base, che per il personale stagionale.
Dopodiché, prima di buttare nella mischia le nuove risorse, assicurati che abbiano una persona di riferimento che le possa affiancare durante i primi giorni. In questo modo ci sarà una persona più esperta che accompagnerà il nuovo arrivato, che si sentirà di conseguenza più motivato e più tranquillo. Il risultato complessivo sarà una riduzione del margine di errore e un clima di lavoro positivo, nonostante il periodo intenso.
4. Disposizione strategica
Ci è capitato molto spesso, purtroppo, di vedere magazzini e-commerce con una disposizione assolutamente fallimentare. È davvero un peccato vedere come diversi imprenditori e-commerce sottovalutino lo studio della strategia per disporre le aree del magazzino in modo funzionale.
Durante i picchi di lavoro, la disposizione strategica fa la differenza. Ti suggeriamo di studiare attentamente gli spazi in cui la merce viene stoccata e poi prelevata, considerando anche le dimensioni totali del magazzino.
Ragiona sempre nell’ottica di non avere un tetto massimo per la crescita del tuo e-commerce, per evitare di ritrovarti senza più mezzo metro quadro disponibile per accogliere la merce.
E ricorda sempre che tutto è inutile se non c’è una chiarezza totale in magazzino: non risparmiare sulla segnaletica e sull’etichettatura degli scaffali, di modo che tutti gli addetti possano muoversi tra i corridoi con semplicità, quasi in automatico.
Ok, con questi quattro punti hai ora delle indicazioni preziosissime, basate su oltre trent’anni di esperienza, per non soccombere ai picchi di lavoro. Ognuno di questi quattro punti ha un ruolo fondamentale per gestire i periodi più intensi senza andare in difficoltà, mantenendo sempre il proprio e-commerce in un percorso di crescita sostenibile.
Se desideri approfondire ed entrare nel merito di come implementare tutto ciò all’interno della tua realtà, sei nel posto giusto: la missione di Log Solution è proprio aiutare gli e-commerce a crescere attraverso la logistica integrata, senza avere un tetto massimo e con una prospettiva di scalabilità massima.
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Al prossimo articolo, buon lavoro!
