Gestire i picchi di lavoro è diventato una delle missioni principali da affrontare per qualsiasi e-commerce.
Ironia della sorte, i periodi dove puoi vendere di più, che dovrebbero essere i più felici, rischiano di diventare estremamente stressanti, se non sei pronto ad affrontarli in maniera adeguata.
È una sfida da non sottovalutare perché, se gestita male:
- Mette sotto eccessiva pressione magazzino e operatori, che rischiano di incorrere in errori; da danni alla merce a imballaggi sbagliati a spedizioni errate
- Causa ritardi nelle consegne. In un periodo dove la richiesta è alta, fare ritardi significa deludere il cliente e si rischia di perderlo
- Peggio ancora, è un’occasione persa. Può essere un momento di grande crescita, però se sfruttato male rischia di portare con sé più danni che benefici
In questo articolo vedremo come affrontare i periodi di picco, la strategia passo passo applicata dalle grandi aziende e infine come la Logistica in outsourcing può venirti in soccorso.
Il picco di lavoro, opportunità o problema da gestire?
Durante l’anno non c’è mai un flusso costante di lavoro. Anche quando le vendite sembrano andare in maniera lineare, in realtà quello che avviene è un’alternanza tra picchi e momenti “fermi”, o comunque con molto meno lavoro.
Per questo è importante essere in grado di gestire gli estremi da una parte e dall’altra, perché tecnicamente è così che è suddiviso tutto l’anno.
Ovviamente la situazione cambia in base al tipo di business e di prodotto venduto, ma il concetto della ‘stagionalità’ è comune a tutte le aziende.
Ci sono multinazionali che sui picchi costruiscono quasi interamente il loro business. Per fare un esempio eclatante, John Lewis & Partners è una catena britannica di grandi magazzini che fattura quasi 4 miliardi di euro, e l’80% delle loro entrate avviene durante il periodo natalizio.
Tornando a noi, il natale è già passato, e molti e-commerce non fatturano miliardi di euro. Detto ciò, comunque puoi prendere ispirazione da come queste enormi realtà gestiscono i loro picchi. Se la John Lewis in questa maniera fattura 4 miliardi di euro, sicuramente può esserti di aiuto per ottimizzare i tuoi sforzi e incrementare le tue entrate.
La strategia per non farti trovare impreparato
Prima di tutto una premessa doverosa: non aspettarti una ricetta magica, perché nessuna tattica, tecnica o consiglio, per quanto utili, possono sostituire i processi di organizzazione aziendale che stanno alla base.
Per dirla in altri termini, l’efficacia della tua azienda sul mercato è un po’ come la salute.
Per quante medicine tu possa assumere, se la tua salute è fortemente compromessa, difficilmente tornerai a stare davvero bene. La soluzione non è tamponare i sintomi, ma
- Prevenire prima che arrivino i sintomi
- Se si è già presentato il sintomo, eradicare il problema in profondità
- Impegnarsi a mantenere una buona salute
Nella tua azienda funziona alla stessa maniera. Se non ti sei organizzato bene durante tutto l’anno, nessuna ‘medicina’ potrà salvarti dal picco lavorativo.
Gestire i picchi di lavoro è risultato di un processo instaurato nel tempo, non di uno scatto di impegno estremo concentrato in 2 settimane.
Nella fattispecie ci sono tre step da curare per mantenere alta la ‘salute’ aziendale e prevenire gli intoppi nel periodo di picco.
1 Forecasting prima del picco
2 Gestione in tempo reale durante il picco
3 Analisi e sell out dopo il picco
Vediamo nel dettaglio:
1 Forecasting pre-picco
Per non essere sorpreso dall’incremento di lavoro durante le festività, quello che devi fare è prevederlo in anticipo.
È una fase chiave, perché meglio riesci a prevedere, più facilmente lo affronterai.
Questo ti permette di creare una strategia adeguata di marketing e vendite, preparare la quantità giusta di merce e allocare prima le risorse di cui hai bisogno.
Se hai bisogno di forza lavoro è meglio calcolarlo con mesi di anticipo che improvvisare all’ultimo secondo.
Ci sono più metodi per il forecasting delle vendite.
Essenzialmente, puoi farlo
- Qualitativamente, attraverso una ricerca di mercato, studio delle tendenze e delle mode, e cercando di ipotizzare tenendo conto più elementi possibili
- Quantitativamente, analizzando i numeri e lo storico precedente
- Con l’ausilio di Intelligenze artificiali, ci sono dei software che ti aiutano a farlo
Unendo le varie tecniche, con l’esperienza di anno in anno le tue previsioni diventeranno sempre più precise ed affidabili.
2 Gestione in tempo reale
Per quanto tu possa minimizzare gli errori in fase di forecasting, ci saranno sempre imprevisti ed eventi inaspettati.
Per risolverli, devi avere alcune armi a disposizione:
- Un sistema che ti permetta di rifornire la merce con meno sforzo possibile in caso di bisogno
- Un piano di promozioni e offerte da attuare rapidamente in caso le vendite prendano una direzione diversa da quello che ti aspettavi
- Una gestione meticolosa ed elastica del magazzino, che ti permetta possibilità di movimento. In caso di necessità, devi essere in grado di muovere e riallocare gli spazi
Anche qui la parola chiave è pianificazione, queste sono accortezze che si attuano prima del picco, non all’ultimo minuto.
3 Analisi post-picco
Ci sono due step fondamentali dopo che è finito il periodo di fuoco.
- Fare un check della merce avanzata e pianificare una strategia di sell out.
Magari ti sono rimasti interi stock di prodotti di cui avevi sovrastimato le vendite. In questo caso devi aver pronta un’offerta (sconti, coupon, pacchetti bundle speciali, prendi 3 paghi 2) che ti permetta di vendere più velocemente possibile tutte le rimanenze, così non rischi di bloccare il tuo magazzino. - Fatto questo, eseguire un’attenta analisi dei numeri.
Il modo migliore di pianificare il futuro è studiare bene il passato. Se capisci esattamente quello che è successo durante il picco, come sono andate le vendite e ne comprendi le ragioni, alla prossima occasione il forecasting sarà molto più semplice.
Spesso le difficoltà in questo processo si trovano sotto forma di:
- Limiti fisici imposti dal tuo magazzino, che non si riesce ad adattare elasticamente alle esigenze durante i picchi di lavoro
- Mancanza di software evoluti che ti aiutino a tenere tutto sotto controllo
- Rallentamenti nell’evasione degli ordini, nella gestione delle spedizioni e nelle fasi di imballaggio prodotti
Esiste una soluzione che ti permette in un colpo solo di risolvere gran parte di questi problemi, ovvero delegare tutti i processi di logistica e spedizioni.
Grazie al servizio di Outsourcing offerto da Log Solution:
- Sfrutti un magazzino moderno, che non ha nessuna difficoltà a gestire grandi carichi di merce. Puoi concentrarti esclusivamente sull’analisi dei numeri e sulle vendite, della merce ce ne occupiamo noi
- Accedi all’utilizzo di software di gestione avanzati, così puoi monitorare il flusso di vendite in ogni momento e sentirti in controllo della situazione
- Puoi abbassare i tempi di spedizione per renderle davvero concorrenziali (1/max 2 giorni). Se il picco ti causa di allungare i tempi di consegna, questo ti può far perdere clienti
Se vuoi sapere esattamente come Log Solution può aiutarti, anche e non solo nei periodi di picco di lavoro, contattaci via telefono, chat o scrivi una mail a → commerciale@logsolution.eu
Ci vediamo al prossimo articolo, buone feste e buon anno nuovo!
